「Microsoft 365を導入したいけど、どのプランを選べばいい？」「Office 365との違いは？」「Teamsをもっと活用したい」
Microsoft 365は、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリに加え、Teams、SharePoint、OneDriveなどのクラウドサービスを統合したサブスクリプションサービスです。
本記事では、Microsoft 365の基本から活用方法まで詳しく解説します。
Microsoft 365とは
概要と特徴
Microsoft 365は、Microsoftが提供するクラウドベースの生産性向上サービスです。
主な特徴:
- Officeアプリのサブスクリプション
- 常に最新バージョンを利用可能
- クラウドストレージ（OneDrive）
- コラボレーションツール（Teams）
- マルチデバイス対応
Office 365との違い
2020年4月に「Office 365」から「Microsoft 365」にリブランディングされました。
変更点:
- 名称の変更
- 一部プランの統合・再編
- AI機能（Copilot）の追加
- セキュリティ機能の強化
基本的な機能は同じですが、Microsoft 365の方が新機能が充実しています。
含まれるアプリ・サービス
Officeアプリ:
- Word（文書作成）
- Excel（表計算）
- PowerPoint（プレゼンテーション）
- Outlook（メール・カレンダー）
- OneNote（ノート）
- Access（データベース）※一部プラン
クラウドサービス:
- Teams（コミュニケーション）
- SharePoint（ファイル共有・ポータル）
- OneDrive（クラウドストレージ）
- Exchange Online（メールサーバー）
- Planner（タスク管理）
- Power Automate（自動化）
プラン比較
個人・家庭向け
| プラン | 月額料金 | 主な内容 |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Personal | 1,490円 | 1ユーザー、1TB OneDrive |
| Microsoft 365 Family | 2,100円 | 最大6ユーザー、計6TB |
法人向け（一般企業）
| プラン | 月額/ユーザー | 主な内容 |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | 899円 | Webアプリのみ、Teams、1TB |
| Microsoft 365 Business Standard | 1,874円 | デスクトップアプリ込み |
| Microsoft 365 Business Premium | 3,298円 | 高度なセキュリティ |
| Microsoft 365 Apps for business | 1,236円 | アプリのみ（Teams等なし） |
大企業向け（Enterprise）
| プラン | 月額/ユーザー | 特徴 |
|---|---|---|
| Microsoft 365 E3 | 5,059円 | 大企業向け標準 |
| Microsoft 365 E5 | 8,208円 | 高度な分析・セキュリティ |
プラン選びのポイント
Business Basic が向いている:
- WebアプリとTeamsが使えれば十分
- コストを抑えたい
- 300人以下の組織
Business Standard が向いている:
- デスクトップ版Officeが必要
- 一般的なビジネス利用
- 300人以下の組織
Business Premium が向いている:
- 高度なセキュリティが必要
- デバイス管理が必要
- 300人以下の組織
E3/E5 が向いている:
- 300人以上の大企業
- 高度なコンプライアンス要件
- 電話システム統合（E5）
導入手順
Step 1: プランの選定
確認事項:
- ユーザー数
- 必要な機能
- 予算
- セキュリティ要件
Step 2: アカウントの作成
- Microsoft 365管理センターにアクセス
- 組織情報の入力
- 管理者アカウントの作成
- ドメインの設定（任意）
Step 3: ユーザーの追加
方法:
- 1人ずつ手動で追加
- CSVファイルで一括追加
- Azure ADとの同期
Step 4: アプリのインストール
デスクトップアプリ:
- office.com にサインイン
- 「Officeのインストール」をクリック
- インストーラーをダウンロード・実行
モバイルアプリ: App Store / Google Playからダウンロード
Step 5: 初期設定
推奨設定:
- 多要素認証（MFA）の有効化
- セキュリティポリシーの設定
- 共有設定の確認
- データ保持ポリシーの設定
主要アプリの活用
Teams
基本機能:
- チャット（個人・グループ）
- ビデオ会議
- ファイル共有
- チャネルでの議論
活用のコツ:
- チームとチャネルを適切に設計
- 通知設定を調整して集中力を維持
- 会議の録画・文字起こしを活用
- 外部ゲストとの連携
よく使うショートカット:
| キー | 機能 |
|---|---|
| Ctrl + E | 検索 |
| Ctrl + N | 新しいチャット |
| Ctrl + Shift + M | ミュート切替 |
| Ctrl + Shift + O | カメラ切替 |
SharePoint
基本機能:
- チームサイト・コミュニケーションサイト
- ドキュメントライブラリ
- リスト（データ管理）
- ワークフロー
活用のコツ:
- 部署やプロジェクトごとにサイトを作成
- メタデータを活用して整理
- バージョン管理を活用
- アクセス権限を適切に設定
OneDrive
基本機能:
- 個人用クラウドストレージ（1TB）
- ファイルの同期
- 共有機能
- モバイルアクセス
活用のコツ:
- 重要なフォルダをバックアップ設定
- オフラインで使うファイルを選択
- 共有リンクの有効期限を設定
- 削除ファイルのゴミ箱を確認
Outlook
基本機能:
- メール
- カレンダー
- 連絡先
- タスク
活用のコツ:
- ルールで自動振り分け
- フォーカス受信トレイの活用
- カレンダーの共有
- Teamsとの連携
Power Automate
基本機能:
- ワークフローの自動化
- アプリ間の連携
- 繰り返し作業の自動化
活用例:
- 承認フローの自動化
- ファイル保存時の通知
- 定期レポートの自動生成
- データの自動同期
業務効率化のコツ
ファイル管理の効率化
Before:
- ファイルサーバーに保存
- バージョンは「_v2」「_最終」で管理
- 最新版がどれかわからない
After:
- SharePoint/OneDriveに保存
- 自動バージョン管理
- 同時編集が可能
- どこからでもアクセス
会議の効率化
Before:
- 会議室の予約が大変
- 資料を事前に印刷・配布
- 議事録を手作業で作成
After:
- Teamsで即座に会議開始
- 画面共有で資料を表示
- 録画・文字起こしで議事録作成
- 事後視聴も可能
コミュニケーションの効率化
メールとTeamsの使い分け:
| 用途 | メール | Teams |
|---|---|---|
| 正式な連絡 | ○ | × |
| 外部との連絡 | ○ | △ |
| 即レスが欲しい | × | ○ |
| 雑談・相談 | × | ○ |
| ファイル共有 | △ | ○ |
自動化の活用
自動化すべき作業:
- 定型メールの送信
- ファイルの整理・移動
- 承認フロー
- データ入力・転記
セキュリティ対策
基本設定
必須の設定:
- 多要素認証（MFA）の有効化
- 条件付きアクセスの設定
- モバイルデバイス管理
- データ損失防止（DLP）
情報漏洩対策
SharePoint/OneDrive:
- 外部共有の制限
- 機密ラベルの適用
- アクセス権限の定期見直し
Teams:
- ゲストアクセスの制限
- 情報の分類ラベル
- 会話の保持ポリシー
管理者のチェックポイント
- MFAが全ユーザーで有効
- 管理者アカウントは最小限
- 外部共有ポリシーを設定
- セキュリティ既定値群を有効化
- 監査ログを確認
よくある質問
Q. 買い切り版のOfficeとの違いは？
A. Microsoft 365はサブスクリプション（月額/年額）で常に最新版が使え、クラウドサービス（Teams、OneDrive等）も含まれます。買い切り版は初期費用のみですが、新機能は追加されません。
Q. 既存のOfficeファイルは使えますか？
A. はい、Word、Excel、PowerPointのファイルはそのまま使えます。マクロも基本的に動作します。
Q. オフラインでも使えますか？
A. デスクトップアプリはオフラインでも使用可能です。OneDriveのファイルも「オフラインで使用」設定で利用できます。
Q. 他社サービス（Google Workspace等）から移行できますか？
A. はい、Microsoftの移行ツールや、サードパーティの移行サービスを利用して移行できます。メール、カレンダー、ファイルなどを移行可能です。
まとめ
Microsoft 365は、Officeアプリとクラウドサービスを統合した強力な生産性向上ツールです。
導入・活用のポイント:
-
適切なプランを選ぶ
- 必要な機能を見極める
- ユーザー数と予算を確認
- 将来の拡張性も考慮
-
主要アプリを使いこなす
- Teamsでコミュニケーション
- SharePointでファイル共有
- OneDriveで個人ファイル管理
-
業務を効率化する
- メールとTeamsを使い分け
- Power Automateで自動化
- 共同編集を活用
-
セキュリティを確保する
- MFAを必ず有効化
- 外部共有ポリシーを設定
- 定期的な監査
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※本記事の情報は2025年1月時点のものです。Microsoft 365の機能や料金は変更される可能性がありますので、最新情報は公式サイトをご確認ください。
